Regolamenti

1 - REGOLAMENTO PER LO SVOLGIMENTO DELLE ASSEMBLEE IN MODALITA’ TELEMATICA (Approvato in data 2-12-2020 delibera n. 2)

Considerato che
− il decreto 31/01/2020 ha disposto stato di emergenza per epidemia COVID-19 sino al 31 luglio 2020, termine poi prorogato sino al 31 gennaio 2021;
− il D.L. n. 18 del 17/3/2020, all’art. 73, prevede la possibilità, sino al termine del periodo di emergenza, anche per associazioni che non abbiano adottato specifico regolamento in tal senso, di svolgere riunioni telematiche individuandone le modalità e garantendo criteri di trasparenza e tracciabilità
                                                                                                       SI ADOTTA IL SEGUENTE REGOLAMENTO
1. Svolgimento delle assemblee in video conferenza.
Per tutto il periodo di emergenza nazionale deliberato con DCM del 31/01/2020 e sue successive proroghe, si adottano misure straordinarie per lo svolgimento in videoconferenza delle assemblee, ai sensi dell’art. 73 del D.L. n. 18 del 17/3/2020 e ss. mm.
2. Ambito di applicazione.
La misura di cui all’art. 1 si applica alle Assemblee, esclusivamente in merito alle delibere che siano compatibili con la modalità dello scrutinio palese, salvo l’utilizzazione di programmi specifici che garantiscano la segretezza del voto qualora richiesta.
3. Caratteristiche degli strumenti di videoconferenza.
Gli strumenti impiegati per videoconferenza devono garantire adeguati criteri di trasparenza e tracciabilità, secondo i seguenti parametri. Gli strumenti devono permettere lo svolgimento delle comunicazioni in tempo reale e simultanea di tutti i partecipanti con modalità audio/video, o anche solo audio qualora il numero dei partecipanti non consenta la contemporanea visualizzazione di tutti i collegati. Deve essere garantiti la possibilità di intervento su richiesta di tutti i partecipanti.
4. Convocazione.
L’Assemblea è convocata mediante avviso inviato a mezzo posta elettronica ovvero con altra modalità prevista dallo statuto sociale e contenete data, ora, ordine del giorno della riunione, unitamente alle istruzioni per ottenere dalla Pro Loco le credenziali e le istruzioni per accedere allo strumento telematico predefinito nonché le istruzioni per la identificazione dei partecipanti. Le istruzioni dovranno contenere anche il numero di utenza telefonica, mobile o fissa, alla quale segnalare eventuali problemi di accesso.
5. Verifica dei presenti.
I partecipanti all’Assemblea si devono accreditare prima dell’inizio della Assemblea nei tempi e con le modalità che verranno comunicate con la trasmissione delle credenziali, in modo che in apertura di riunione il Presidente possa conoscere il numero dei partecipanti all'Assemblea. Le eventuali deleghe devono essere inviate per e-mail alla Pro Loco almeno il giorno precedente la riunione.
6. Modalità di svolgimento delle riunioni.
Le modalità di intervento vengono indicate dal Presidente sulla base della più efficace ed efficiente trattazione degli argomenti e garantendo la possibilità di partecipazione al dibattito da parte di tutti i presenti. Nel caso di generalizzati problemi di collegamento, la seduta verrà sospesa e riprenderà mediante nuova verifica del numero legale. La riunione potrà procedere anche senza collegamento per immagine di uno o più partecipanti.
7. Votazioni e verbalizzazioni.
Per i quorum costitutivi e per le maggioranze necessaria alle delibere si rinvia alle norme statutarie. Le votazioni avverranno mediante appello nominale o altri sistemi di votazione che consentano di identificare la volontà dell’Assemblea. Il Segretario verbalizzante iscriverà a verbale la modalità di svolgimento della riunione con indicazione dello strumento impiegato.

Montelupo F.no, 2 dicembre 2020                                                                                                                 IL PRESIDENTE Lorenza Innesti